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01 de outubro de 2018
O que muda na rotina das empresas com o eSocial, por Domingues e Pinho Contadores

Especialistas são unânimes em afirmar que o eSocial traz impactos para a rotina das empresas e impõe uma nova forma de atuação no dia a dia.
Embora não tenha sido acompanhado por mudanças na legislação trabalhista e previdenciária, o sistema centraliza uma série de informações, mudando significativamente a forma como as empresas se relacionam com o governo. Isso em um ambiente eletrônico em que o cruzamento de dados é o grande recurso do Fisco para mapear falhas e inconsistências.
Muito se fala que este momento exige que os negócios desenvolvam uma nova estrutura de trabalho e estabeleçam uma nova cultura organizacional. Mas, na prática, o que muda na rotina das empresas com o eSocial?

eSocial: os impactos no dia a dia das empresas
As informações devem ser prestadas ao eSocial por meio de grupos de eventos. Cada evento possui um leiaute específico e deve ser remetido observando uma sequência lógica.

  • Eventos iniciais: identificam o empregador e contêm dados básicos de sua classificação previdenciária e de sua estrutura administrativa.
  • Eventos tabelas: complementam a estrutura da base de dados com uma série de informações que validam os eventos não periódicos e periódicos.
  • Eventos não periódicos: não têm uma data exata para ocorrer, pois dependem de acontecimentos na relação entre o empregador e o trabalhador (admissão, alteração de salário, desligamento, entre outros).
  • Eventos periódicos: a ocorrência tem periodicidade definida. São compostos por informações de folha de pagamento, de apuração e de outros fatos geradores de contribuições trabalhistas e previdenciárias.

No ambiente do eSocial, os eventos são identificados por códigos “S”, cada um relativo a um registro específico. Cada evento “S” é também um arquivo único, que deve ser apresentado de acordo com a sua ocorrência e prazo determinado pelo sistema.
O grande impacto na alimentação da base de dados, no dia a dia das empresas, fica por conta dos eventos não periódicos. Os setores responsáveis pela transmissão das informações devem estar atentos aos prazos, já que as multas e penalidades por atraso ou não apresentação podem ser pesadas.

Prazos para a comunicação de eventos não periódicos mais comuns:

Admissão Este evento deve ser transmitido até o final do dia imediatamente anterior à admissão do empregado. Também é possível a recepção do evento até 30 dias antes da data de admissão informada. O evento pode ser cancelado no sistema até o próprio dia da admissão, caso esta não se concretize.
Alteração de dados cadastrais do trabalhador As empresas terão até o dia 7 do mês posterior em que ocorreu a alteração para informar o novo dado ou até o envio dos eventos mensais de folha de pagamento da competência em que ocorreu a alteração.
Alteração de contrato de trabalho Mudanças na forma de contratação devem ser informadas até o dia 7 do mês posterior à alteração ou até o envio dos eventos mensais de folha de pagamento da competência em que ocorreu a alteração.
Convocação para trabalho intermitente Deve ser enviado antes do início da prestação de serviços para a qual o empregado está sendo convocado.
Afastamento por atestado médico De acordo com o manual os afastamentos de pelo menos três dias devem ser informados ao eSocial. Recomendamos que sejam enviados todos os atestados, independentemente da quantidade de dias.
Férias Precisam ser informadas ao trabalhador com 30 dias de antecedência e no eSocial junto com a folha de pagamento.
Término do contrato de experiência As informações de desligamento de empregados devem ser enviadas até 10 (dez) dias seguintes à data do desligamento.
Comunicação de acidente de trabalho As empresas deverão comunicar o acidente de trabalho à Previdência Social até o 1º dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato, à autoridade competente.
Desligamento As informações de desligamento de empregados devem ser enviadas até 10 (dez) dias seguintes à data do desligamento
Reintegração Os casos em que o trabalhador é reintegrado também devem ser informados. Esta comunicação deve ser feita até o dia 7 do mês seguinte a que se refere a reintegração, desde que não ultrapasse a data do envio do evento “S-1200 - Remuneração de Trabalhador vinculado ao Regime Geral de Previdência Social vinculado ao Regime Geral de Previdência Social”, e o “S-1202 – Remuneração do servidor vinculado a Regime Próprio de Previdência Social”, para o trabalhador a que se refere.



Cabe destacar que esses são os prazos para envio das informações ao ambiente do eSocial. Portanto, se a empresa terceiriza este trabalho de processamento e transmissão, deve-se considerar ainda o tempo de trâmite entre a contratante e contratada, de maneira que o cumprimento das exigências na data limite possa ser mantido. Daí também a importância de contratar fornecedores qualificados para esta gestão e entregas.

Uma nova forma de trabalho
Fica muito claro que o eSocial amplia a necessidade das empresas trabalharem de forma organizada e alinhada diante do volume de informações e procedimentos envolvidos.
Processos que antes ficavam pulverizados entre setores distintos precisam ser revistos e a cultura interna precisa ser repensada para que as informações possam estar integradas, de forma que sejam geradas com precisão, em acordo com os padrões e prazos da plataforma.
Com o eSocial, informações que antes eram mensais passam a ser informadas pontualmente, com o fato gerador. Assim, um dos grandes desafios para as empresas é construir uma forma de atuação que lhes proporcione agilidade e a interligação de áreas anteriormente não integradas.
Capacidade técnica e conhecimento da legislação também são diferenciais neste momento. Quem investe na qualificação e conscientização da equipe alcança melhores resultados nesse projeto.

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Treinamentos customizados, revisão de procedimentos internos para adoção das melhores práticas, parametrização de sistemas, revisão de registros e entrega das obrigações de forma pontual ou periódica são algumas das soluções oferecidas pela Domingues e Pinho Contadores para seus clientes.
A empresa tem assessorado centenas de negócios de diferentes portes e segmentos na adequação e no atendimento ao eSocial, garantindo mais segurança e tranquilidade no processo de resposta ao sistema.

 

Mais informações:
Domingues e Pinho Contadores
https://dpc.com.br/o-que-muda-na-rotina-das-empresas-com-o-esocial/